[Inglese] Come scrivere una email o lettera formale

Se stai leggendo questo articolo, significa che ti ritrovi nella sgradevole situazione di dover scrivere una lettera formale inglese e, come tanti studenti di inglese prima di te, ti sei appena reso conto di non sapere da che lato girare il foglio.

Niente paura: in questa guida ti insegnerò tutto quello che ti serve sapere per scrivere una email o una lettera professionale inglese.

Non solo ti illustrerò le frasi più comuni che si trovano in questo tipo di corrispondenza, ma ti darò anche delle dritte e dei consigli affinché le tue lettere siano il più chiare e concise possibili.

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Iniziamo!


Struttura di una email o lettera formale inglese

Prima ancora di pensare a cosa scrivere, ti serve sapere come farlo. Se gli argomenti di cui parlare sono infiniti, infatti, la struttura di partenza rimane invariata. Pensa un po’ all’essere umano: c’è chi è castano, chi è basso, chi è biondo, chi è alto… ma tutti abbiamo una testa, due mani e due piedi. Insomma, uno scheletro.

Possiamo dividere una lettera in 4 blocchi.

🧊 Una email o lettera formale inglese è composta da…

  1. Intestazione
    Questa include i saluti di rito. Se si tratta di una lettera cartacea, aggiungerai qui le tue informazioni di contatto.
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  2. Corpo
    È a questo punto del testo che passerai all’azione: qui scriverai eventuali presentazioni e le motivazioni per cui stai scrivendo, darai informazioni e aggiungerai tutto il necessario perché il messaggio appaia chiaro e conciso agli occhi del suo destinatario.
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  3. Call To Action
    Se devi porre delle domande o avanzare una CTA (Call To Action) perché il destinatario prenda una decisione, questo è il momento di farlo.
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  4. Conclusioni
    Scrivi una semplice chiusa e poi saluta con il tuo nome. Non serve altro. Se stai scrivendo una email, aggiungerai qui le tue informazioni di contatto.

Vediamo questi blocchi uno a uno per scrivere una lettera formale inglese.

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🤝 Come salutare in una lettera formale inglese

Il saluto introduttivo è materia da fa tremare i polsi, lo so, ma dopo che avrai letto questo paragrafo non avrai più dubbi su come iniziare la tua lettera formale inglese.

Devi adeguare il saluto al grado di confidenza che hai con la persona che riceverà il tuo messaggio. Se conosci già la persona introdurrai la tua lettera con un saluto diverso che se stessi scrivendo a un perfetto sconosciuto, no?

Scegliere il saluto opportuno è molto importante! È la prima cosa che il destinatario nota, perciò è il tuo biglietto da visita!

Soprattutto, dai fondo alle tue capacità investigative per risalire al nominativo della persona a cui vuoi scrivere. Se ti stai candidando per un lavoro, non cominciare la tua lettera formale inglese con un generico Dear hiring manager (Gentile responsabile delle assunzioni).

Cerca il nome di questo responsabile su LinkedIn, ad esempio, o manda una richiesta informale tramite il modulo di contatto dell’azienda per cui lavora e fatti dire il nome di questo hiring manager. Nell’era informatica dell’informazione istantanea, l’ignoranza non ha più scuse.

Vediamo adesso una lista dei saluti più diffusi, divisi per grado di formalità.


Saluti molto formali

To Whom It May Concern
(A chi di competenza)
Questo saluto che odora un po’ di muffa torna utile se non hai alcun dato del tuo destinatario (nome, sesso) e sai di stare scrivendo a qualche pezzo grosso di un’azienda.
Il consiglio, comunque, è quello di non cominciare la lettera formale inglese con una frase impersonale e di andare a caccia di un nome. Alla gente piace sentirsi partecipe della discussione.

Dear Sir / Dear Madam
(Gentile Signore / Gentile Signora)
È un altro saluto un po’ cerimoniale e stantio da riservare a lettere professionali e a carattere ufficiale. Siccome molto probabilmente stai leggendo questo articolo per inviare un curriculum o richiedere informazioni a un’azienda, ti consiglio uno dei saluti formali descritti nel paragrafo successivo a questo.


Saluti formali

Dear Mr. [Cognome] / Dear Ms. [Cognome]
(Gentile Signor [Cognome] / Gentile Signora [Cognome])
Questo saluto è quello più versatile e indicato da usare in una email o lettera formale inglese. Presuppone che si conoscano almeno due dati della persona destinataria: il cognome e il sesso. Se fai bene le tue ricerche, non sarà difficile recuperarli.
Evita di usare le forme Mrs. e Miss, a meno di non essere a conoscenza della situazione coniugale del destinatario.

Dear Dr. [Cognome]
(Gentile Dott. [Cognome] / Gentile Dott.ssa [Cognome])
Se conosci il titolo professionale di chi andrà a leggere il messaggio, puoi specificarlo nel tuo saluto. Si tratta di un altro modo per personalizzare la tua email o lettera formale inglese.

Dear [Nome e cognome]
(Gentile [Nome e cognome])
A volte il nome di battesimo può essere ambiguo. Sarà Mr. o Ms.? Non si sa. In questo caso puoi specificare nome e cognome per intero, senza rischiare di sbagliare il titolo onorifico.


Altri saluti generici

D’accordo, hai cercato in lungo e in largo e non hai trovato lo straccio di un nome. Ecco una lista di saluti molto generici, impersonali e non eccessivamente formali che puoi usare per la tua lettera formale inglese solo ed esclusivamente in situazioni di emergenza.

Dear Hiring Manager
(Gentile responsabile delle assunzioni)

Dear Hiring Team
(Gentile divisione assunzioni)

Dear Human Resources Manager
(Gentile responsabile delle risorse umane)

Dear Customer Service Team
(Gentile servizio clienti)

Virgola o due punti?
Puoi chiudere il saluto con una virgola o con i due punti. La differenza sta nel grado di formalità: i due punti sono più formali della virgola.

Dear Hiring Manager:
Dear Hiring Manager,


Saluti informali

I saluti che ti elencherò in questo paragrafo sono da evitare in qualsiasi email e lettera formale inglese e nei casi in cui non hai ancora confidenza con il destinatario.

Hi / Hello
Hi e Hello sono saluti universali, ma sono adatti principalmente per scambi informali e tra persone che hanno già maturato un minimo grado di intimità.

Good Day

Good Morning

Good Afternoon

Good Evening

Non ti consiglio di usare da subito queste forme di saluto nelle tue candidature, perché sono troppo informali e ambigue: se invii la tua email alle dieci di sera, per esempio, e ti annunci con un good evening, non è detto che il tuo destinatario la legga subito. Immagina se aprisse la sua casella di posta mentre si beve una tazza di caffè a colazione!

È vero che in una lettera formale inglese non occorre essere troppo cerimoniosi, ma è sicuramente meglio peccare di eccessiva formalità che di eccessiva confidenza.


👴 Come introdursi

Dovresti occupare il paragrafo immediatamente successivo al rigo dei saluti per presentarti ed esporre il motivo che ti porta a contattare la persona. Se qualcuno di vicino a entrambi ha fatto il nome di questa persona, menziona il nome del referente. Se vi siete già scritti in precedenza, questo è il momento di ringraziare per la risposta.

Ecco alcuni spunti per cominciare la tua lettera formale inglese:

I am writing in reference to […]
(Scrivo con riferimento a […])

I am writing to inquire about […]
(Scrivo per chiedere informazioni su […])

I’m writing to inquire whether you have any positions open […]
(Scrivo per chiedere se avete posizioni aperte […])

I am currently studying at […]
(Sto attualmente studiando presso […])

I am writing to apply for the position of […]
(Scrivo per candidarmi per la posizione di […])

I recently read an article about […]
(Ho recentemente letto un articolo circa […])

I have strong communication skills, can follow directions quickly and I’m very good at […]
(Ho ottime capacità comunicative, seguo facilmente le istruzioni e sono molto bravo in […])

Thank you for taking the time to review my resume.
(Grazie per dedicato parte del suo tempo alla lettura del mio curriculum.)

Thank you for your prompt reply.
(Grazie per la sua celere risposta.)

I have recently graduated from […], and I am currently looking for a position in […].
(Mi sono laureato di recente presso […] e sto attualmente cercando una posizione per […])

Il mio consiglio per la stesura di una lettera formale inglese è quello di scrivere frasi brevi e semplici. In questo modo terrai alto il livello di attenzione del tuo destinatario e diminuirai il rischio di fare grossolani errori grammaticali.

Ricorda: è meglio un testo semplice ma corretto di un testo prolisso e sgrammaticato!

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📝 Come scrivere un contenuto chiaro e conciso

Fornite le dovute presentazioni, bisogna andare subito al sodo. A questo scopo ti consiglio caldamente di osservare la regola delle 5 W + how: cosa, chi, dove, quando, perché e come. Assicurati che il testo risponda a queste domande.

Scrivendo fin da subito tutte le informazioni necessarie alla comprensione del messaggio, eviterai di perdere tempo in altre lettere o email di chiarimenti e soprattutto eviterai di fare perdere tempo al tuo destinatario, perché ricorda:

Attenzione!
Quando scrivi una email o una lettera formale inglese, devi sempre considerare le esigenze di chi riceverà il messaggio.

Quindi evita di suonare ridondante, non ripetere i concetti due volte e, soprattutto, non infarcire la tua lettera formale di paroloni nel tentativo di elevarne il tono.

Una volta che ti sei presentato e hai scritto a chiare lettere cosa ti porta a contattare la persona, rendi chiare le tue aspettative. Cosa vuoi che faccia questa persona? Cosa le stai richiedendo? O magari sei tu che devi prendere l’iniziativa ed esporre ciò che hai intenzione di fare in merito all’oggetto della tua lettera? In tutti questi casi, fa’ che il messaggio sia chiaro.

Ecco alcuni spunti per esporre le tue argomentazioni in una lettera formale inglese:

I hope that I can be considered for […]
(Spero di essere preso in considerazione per […])

I would also like to know about some more details about the product.
(Vorrei poter conoscere ulteriori dettagli sul prodotto.)

I have heard that […] is an innovative company to work for.
(Ho sentito che […] è una azienda innovativa per la quale lavorare.)

I would appreciate it if you would […]
(Apprezzerei che lei […])

After careful consideration I have decided that […]
(Dopo un’attenta considerazione, ho deciso che […])

[…] has a reputation for excellence.
(La vostra azienda è famosa per la sua eccellenza.)

I am particularly grateful for […]
(Sono particolarmente grato per […])

I would be grateful if you could […]
(Le sarei grato se lei potesse […])

Enclosed is my resume for your review and consideration.
(Troverà in allegato il mio curriculum da considerare e verificare.)

My resume is enclosed with this letter so you can review my experience and achievements.
(Troverà il mio curriculum in allegato a questa lettera, affinché lei possa verificare le mie esperienze e i miei risultati.)


👋 Come concludere una lettera formale inglese

È giunto il momento di chiudere il discorso e di congedarsi. Anche in questo caso dovrai adeguare il saluto al grado di formalità richiesto.

Anche in questo caso, il segreto di una email o lettera formale inglese di successo sta nella brevità: basteranno un ringraziamento e un semplice saluto seguito dal tuo nome.

Attenzione!
Nel raro caso che tu abbia battuto a macchina una lettera formale inglese da spedire poi come copia cartacea, devi ricordarti di sottoscriverla a biro subito sotto al tuo nome e cognome stampati.

Ecco alcuni ringraziamenti e frasi conclusive da cui prendere spunto:

If you have questions regarding my credentials and qualifications, please feel free to call or email me at […]
(Se ha qualsiasi domanda circa le mie credenziali e le mie qualifiche, la prego di chiamarmi o di mandarmi una mail a […])

Again, thank you for reviewing my resume.
(La ringrazio ancora per aver visionato il mio curriculum.)

I look forward to hearing from you in the near future.
(Spero di risentirla presto in futuro.)

Thank you for your consideration.
(La ringrazio per la sua considerazione.)

Thank for your time and I hope to hear from you soon.
(La ringrazio della sua attenzione e spero di risentirla presto.)

Please let me know how you want to proceed.
(Mi faccia per favore sapere come intende procedere.)

Please let me know if there’s anything I can do to […]
(Mi faccia cortesemente sapere se ci fosse qualcosa che posso fare per […])

I look forward to speaking with you soon.
(Spero di poter parlare presto con lei.)

Please feel free to contact me at the phone number or email listed here if […]
(La prego di contattarmi al numero di telefono o all’indirizzo email indicati nel caso […])

If you prefer, you may reach me in the evenings at […]
(Se preferisce, può raggiungermi la sera al numero / all’indirizzo […])

Ora vediamo qualche saluto con cui concludere la tua email o lettera formale inglese.


Saluti molto formali

Yours sincerely

Yours truly

Respectfully yours

Most sincerely


Saluti formali

Sincerely

Regards

Kind regards

Best regards

Chiuderai il saluto con una virgola e inserirai il tuo nome e cognome nel rigo immediatamente successivo.


Saluti informali

I saluti che ti elencherò in questo paragrafo sono da evitare in qualsiasi email o lettera formale inglese e nei casi in cui non hai confidenza con il destinatario.

Thanks!

Cheers

Cordially

Warmly

Non ti consiglio di usare fin da subito queste forme di saluto nella tua lettera formale inglese.

Attenzione!
Nel caso più probabile che tu debba scrivere una email al posto di una lettera formale inglese, ricorda di inserire le tue informazioni di contatto dopo il tuo nome e cognome.
Viceversa, in caso di invio cartaceo, dovrai inserirle subito all’inizio della lettera insieme alla data e alle informazioni di contatto del destinatario.

Quali informazioni dare? Se stai scrivendo per posta elettronica, basteranno il tuo indirizzo email e un numero di telefono (ricorda il prefisso +39 per le chiamate in Italia dall’estero!).

📑 Esempio di firma per email
Sincerely,

Nome Cognome
nome.cognome@email.com
+ 39 123456789
(link al tuo profilo LinkedIn, se ne hai uno)

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⚖️ Gli 8 comandamenti di una lettera formale inglese

Infine, vorrei parlarti di alcuni accorgimenti molto importanti da tenere a mente durante la stesura di una email o lettera formale inglese. I consigli che vedi elencati nello specchietto qui sotto potranno sembrarti molto banali e intuitivi, ma non lo sono. Leggili con attenzione.

Ricorda gli 8 comandamenti di una lettera formale inglese!

  1. 🕊️ Sii gentile
    La cortesia apre più porte di quante immagini. Se è vero che nel 2021 ci siamo ormai lasciati alle spalle i pesanti formalismi di cui erano intrise le lettere commerciali fino a un paio di decenni fa, devi comunque ricordare che il tuo destinatario non è un amico con cui puoi scambiare allegri aneddoti, ma un potenziale cliente o datore di lavoro.
    La professionalità, prima di tutto.
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  2. 🔍 Sii chiaro e conciso
    Comincia sempre la tua lettera formale inglese con un educato saluto di circostanza, ma poi vai dritto al punto e scrivi con logica. Assicurati di scrivere tutto il necessario, ma non dilungarti.
    Usa una sintassi semplice composta da frasi brevi. Al giorno d’oggi, tutti siamo super impegnati e apprezziamo la chiarezza nell’informazione: nessuna email dovrebbe farsi leggere due volte per essere compresa.
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  3. 😃 Sii formale, ma non puzzare di naftalina
    Evita le emoji, gli hello, i testi colorati, le gif animate. Evita, allo stesso modo, l’uso di barocchismi e forme linguistiche desuete: siamo nel 2021, non in un romanzo ottocentesco. Gli estremi non vanno bene, di qualsiasi natura essi siano.
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  4. 🐔 Conosci i tuoi polli
    Studia il tuo destinatario e personalizza la struttura e lo stile di ogni lettera in base al grado di confidenza che intercorre tra di voi.
    Appellati alle emozioni, se lo ritieni opportuno: grazie anche a internet, al giorno d’oggi il tono è più amichevole e rilassato rispetto a quello delle lettere formali di appena qualche decennio fa.
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  5. 🦴 Non abusare di frasi prefabbricate
    Un template già pronto deve fungere da guida, non da traguardo. Rimaneggialo, fallo tuo, aggiungi il tuo tocco personale. Le frasi fatte in qualsiasi lettera formale inglese denotano scarsità di impegno da parte del mittente e trasmettono indifferenza.
    Se le tue righe diranno anche qualcosa della tua personalità, farai sicuramente una buona impressione.
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  6. 📏 Mantieni le giuste distanze
    Fai respirare il testo, non erigere muri di parole. Separa i paragrafi tra di loro con uno spazio vuoto e vai a capo ogni volta che introduci un concetto importante.
    Al giorno d’oggi si tende a scorrere, più che a leggere, e un carattere ampio agevola l’assimilazione di informazioni che potrebbero andare perse in un muro di testo. Giustifica la lettera dal lato sinistro. Un testo pulito e ben formattato aumenterà le possibilità che la lettera venga aperta e letta.
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  7. 📕 L’oggetto della email deve essere pertinente
    ‎E soprattutto deve essere breve. Se stai per inviare una candidatura per la posizione X, nell’oggetto non tessere le lodi dell’azienda ma specifica soltanto Candidatura per posizione X.
    (Candidatura = Application!)‏‏
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  8. 💣 Rileggi prima di imbustare o premere invio
    Ti sorprenderà sapere che non è raro incappare in una lettera formale inglese condita con refusi ed errori grammaticali di base che non sfuggirebbero alla più distratta rilettura. Non entrare anche tu nel novero di chi non rilegge i propri elaborati!

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Titolo: English grammar in use. Supplementary exercises with answers
Lingua: Inglese
Editore: Cambridge University Press
Pagine: 143

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